“Ook het bestuur verdient een inspirerende werkgever!”

Zelfevaluatie in de Raad van Toezicht en Raad van Commissarissen wint in het afgelopen decennium terrein.” “Het is belangrijk om als Raad beter inzicht te krijgen in het functioneren van je toezicht, maar ook om je te verantwoorden over hoe je daarbij te werk bent gaan en vooral: wat je doet met de uitkomsten”, zegt governance-adviseur Arthur Hol.

De meeste governance codes roepen met die doelstellingen in gedachten op tot een jaarlijkse zelfevaluatie en afhankelijk van de code om de twee of drie jaar onder externe begeleiding. Er zijn geen vaste regels voor de vorm of duur van de bijeenkomst. De evaluatie kan kort worden gehouden, maar ook uitgebreider worden aangepakt. Bij die laatste vorm kan een begeleider soelaas bieden. “Een begeleider is tijdens het gesprek aanwezig, maar kan ook het proces voor óf achteraf begeleiden”, legt Hol uit. “Zo kan hij aan de hand van gesprekken en vragenlijsten informatie ophalen bij bestuurders en andere partijen, die bundelen en voorafgaand aan of tijdens de bijeenkomst delen.”

Talking stick

Het voordeel van werken met vragenlijsten is dat de wat meer zakelijke onderdelen sneller besproken kunnen worden en er meer tijd is voor andere aspecten. Zo gaat het tijdens de zelfevaluatie meestal over de raad in zijn geheel en zijn functioneren in relatie tot het bestuur. Tenzij dit is vastgelegd in de Governance Code of nadrukkelijk is afgesproken gaat het niet over het functioneren van individuele toezichthouders. “Maar soms kan het prettig zijn om hier toch over te praten. Een manier om dit op een luchtige manier aan bod te laten komen is iedereen in een grote ruimte in tweetallen te verdelen en elkaar een top en tip te geven. Zo maak je het niet zwaarder dan het is, maar is er wel ruimte voor zaken die uitgesproken moeten worden.”

“Een talking stick lijkt simpel maar is een krachtig middel dat vaak tot verassende gesprekken leidt”

Een opmerkelijk verschil tussen een Raad van Toezicht of Commissarissen en het bestuur, is dat bestuursleden elkaar op regelmatige basis zien, terwijl een Raad gemiddeld zes keer per jaar bij elkaar komt. “Het nadeel hiervan is, dat men elkaar niet zo goed kent en daardoor niet altijd durft te zeggen waar het op staat. Terwijl die veiligheid natuurlijk wel heel belangrijk is voor het functioneren van de Raad en kwaliteit van de organisatie.” Hol gebruikt zelf graag de ‘talking stick’, een methode die hij leerde kennen tijdens een cursus bij een opperhoofd van een inheemse Noord-Amerikaanse stam. “Native Americans gebruiken de talking stick tijdens powwows en overleg tussen stammen. Degene die de stok vastheeft praat en de rest luistert en mag de spreker niet onderbreken. Het lijkt simpel, maar is een krachtig middel en leidt vaak tot verrassende gesprekken.”

Het idee is dat er tijdens de interventie met de talking stick wordt gesproken over wat je graag wil vertellen, over iets dat je heeft geraakt of wat je hebt beleefd. “Tijdens een zelfevaluatie van een kinderopvangorganisatie pakte iemand de stok en begon te vertellen over hoe hij in zijn jeugd in het land van herkomst op blote voeten naar school moest lopen en hoe dit hem heeft gevormd en inzicht gaf in het belang van onderwijs. Een persoonlijk verhaal. Anderen uit de raad wisten dit niet van hun collega, ze leerden hem dus niet alleen beter kennen, het inspireerden hen om over hun eigen jeugd en visie op onderwijs te vertellen. Het lijkt iets kleins, maar uiteindelijk zijn dit hele waardevolle gesprekken, vooral omdat de mens achter de toezichthouder meer zichtbaar wordt.”

In- en uitcheck

Een andere suggestie van Hol om vaker, dus misschien ook tijdens andere vergaderingen, ruimte te geven aan de beleving van toezichthouders en het gevoel van veiligheid te vergroten is om een in- en uitcheck te doen. “Vraag voordat de vergadering begint hoe het met iedereen gaat. Stel je hoort dat iemand iets heel pittigs heeft meegemaakt op het werk of privé midden in een verhuizing zit, dan wordt een misschien wat kortaf mailtje ineens verklaarbaar. Ook na de vergadering vraag je het nog eens, hoe vond je de vergadering gaan? Hoe ga je weg?”

Tot slot wordt nog wel eens vergeten het bestuur voldoende te betrekken, vooraf maar ook tijdens de zelfevaluatie. “Vraag of het bestuur wil aanschuiven en laat het meedenken over wat eerder in de zelfevaluatiesessie ter tafel is gekomen, in plaats van te moeten aanhoren wat de Raad zelf al heeft besloten. Het is volgens Hol met name belangrijk dat de Raad van Toezicht of Commissarissen als ‘werkgever voor het bestuur’ het goede voorbeeld geeft. “We verwachten van bestuursleden dat ze voldoen aan ‘het nieuwe leiderschap’, ze moeten in dat kader onder meer betrokken en benaderbaar zijn en in dialoog treden met werknemers in de organisatie, in plaats van vooral aan het zenden zijn. Dan is het natuurlijk wel zo passend als de Raad zich ook zo opstelt -ook het bestuur verdient een inspirerende werkgever.”

 


 

© Arthur Hol

Arthur Hol studeerde rechten en psychologie. Hij is onder meer partner bij De Koning Vergouwen Advocaten en programmadirecteur bij de Governance University.