“Inrichten van organisatie blijkt uitdaging voor bestuurders” 

Hoe kan het dat een bedrijf of organisatie een heldere missie en strategie heeft opgesteld, maar dat die in de praktijk moeizaam worden behaald? Auteur en consultant in de non-profitsector Jaap Jan Brouwer deed hier voor het platform Koplopers in de Zorg onderzoek naar en kwam met een opmerkelijke conclusie.

Brouwer ontdekte aan de hand van interviews met hoogleraren en drijfverenonderzoek dat er bij bestuurders een discrepantie bestaat tussen visionaire en architectonische kwaliteiten. “Bestuurders zijn vaak druk bezig om een organisatie vanuit de top aan te sturen en houden zich met name bezig met de missie en visie,” legt Brouwer uit. “Hierdoor ontgaat het ze nog wel eens wat er op de werkvloer gebeurt, worden daardoor bepaalde zaken voor werknemers niet goed of consequent geregeld met als gevolg dat er niet altijd even efficiënt wordt gewerkt en de missie in het geding kan komen.”

Goede mix

Brouwer is van mening dat er geen quick fix bestaat voor de discrepantie. “Ideaal is een goede mix van bestuurders en managers. Maar mogelijk is het vanuit sociaalpsychologisch oogpunt zo dat we bij een sollicitatiegesprek liever iemand kiezen die op ons lijkt of die dezelfde drijfveren heeft. Hierdoor wordt het probleem, zonder dat we het misschien willen, in stand gehouden.” Is het aannemen van meer vrouwen hiervoor een goede oplossing? “Begrijp me niet verkeerd, ik ben helemaal voor een betere man-vrouwverdeling in de top, op dit vlak kan nog veel winst worden behaald. Maar nu is het zo dat de vrouwen die binnen worden gehaald alsnog heel veel op de mannen lijken. Nog mooier is het als het bestuur uit een mix van diverse genders én mensen met verschillende drijfveren bestaat.”

“Bestuurders zijn vaak alleen bezig met de missie en visie en weten daardoor niet wat zich op de werkvloer afspeelt”

Ondanks dat het probleem niet zomaar direct opgelost kan worden, vindt Brouwer het belangrijk dat er in elk geval meer awareness voor wordt gecreëerd. “Ik denk dat de conclusie voor het onderzoek in die zin ook heel interessant kan zijn voor toezichthouders. Dat zij niet alleen bestuurders controleren, maar tevens scherp in de gaten houden of de bestuurder in staat is om de organisatie optimaal in te richten. Want ook al kan je misschien niet á la minute een optimale mix bewerkstelligen, er kan wel gekeken naar de vraag hoe je je het behalen van doelstellingen je interne organisatie kunt verbeteren.” Volgens hem komt het de efficiëntie ten goede als er een goede balans is tussen moeten presteren en zelfstandigheid. “In mijn boek Krijgslessen voor managers, heb ik gekeken hoe militaire organisaties dit door de eeuwen heen hebben vormgeven. Immers, in een militaire organisatie was het cruciaal dat doelen werden behaald tegen zo gering mogelijk verliezen. Niet goed organiseren leidt namelijk tot onnodige verliezen.”

Zelfstandigheid en zelfreflectie

In dit soort organisaties komen steeds enkele elementen terug waaronder een heldere doctrine (‘zo doen we dat hier’), discipline en een heldere visie over leidinggeven, teamvorming, samenwerken, presteren en zelfreflectie. Brouwer vertaalde dit in zijn boek naar lessen die organisaties en bedrijven kunnen toepassen. “Het is in de eerste plaats belangrijk om duidelijk te maken wat je besturingsconcept is. Stel je bent een klantgericht bedrijf, waar blijkt dit dan uit? Zorg ervoor dat de statements die je maakt geen holle frasen zijn en richt je organisatie erop in. Hetzelfde geldt voor leidinggeven, maak voor jezelf helder wat dit voor jouw organisatie betekent. Teamvorming is heel belangrijk, maar nog mooier is het als teams onderling goed met elkaar kunnen samenwerken. Het gebeurt maar al te vaak dat er verkokering in organisaties optreedt omdat iedereen op z’n eigen eilandje aan het werk is. Tenslotte moet er gepresteerd worden, maar net zo belangrijk is dat men kritisch kan reflecteren op het eigen functioneren en kan leren van fouten zodat niet alleen werknemers, maar uiteindelijk ook het bedrijf blijft groeien.”

Leuk weetje eindigt hij tot slot. “Dit zou je misschien niet verwachten, maar het Duits-Pruisische leger was ingericht op maximale decentralisatie van verantwoordelijkheden en bevoegdheden, zelfstandigheid, eigen inbreng, creativiteit en zelfreflectie. En dat maakte hen altijd zo’n geduchte en gevreesde tegenstander.”

Wilt u meer weten over het boek Krijgslessen voor managers van Jaap Jan Brouwer, kijk dan op www.krijgslessen.nl of klik hier om het boek te bestellen.


 

Jaap Jan Brouwer studeerde medicijnen en rechten in Groningen en is al meer dan twintig jaar actief als organisatieadviseur. Hij werkte onder meer bij Het Ministerie van VWS en de Stuurgroep Toekomstscenario’s Gezondheidszorg en schreef meerdere boeken, waaronder Angelsaksen versus Rijnlanders, Organiseren in een veranderende wereld en Nieuw Europees organiseren. Hij is mede-initiatiefnemer van de community Koplopers in de zorg.