Het belang van de vrijwillige toezichthouder

De vrijwillige toezichthouder of bestuurder. Je vindt hem of haar bij kleine scholen, in de amateursport, bij goede doelen en culturele instellingen. Is de functie op vrijwillige basis nou echt zo wezenlijk anders dan wanneer iemand betaald zou worden? “Nou, reken maar”, zegt Jan Stolker, directeur van het Erasmus Governance Instituut.

Ze willen iets betekenen voor de maatschappij, een organisatie vooruithelpen of hun vrije tijd nuttig besteden. Volgens Stolker, die zelf jarenlang ervaring opdeed als vrijwillige toezichthouder en bestuurder in de non-profitsector, zijn dat enkele beweegredenen om op volontaire basis in een raad te gaan. “Maar je kunt ook min of meer gedwongen worden. ‘Hé Piet we kunnen niemand vinden voor de raad en jij bent met jouw ervaring geknipt voor deze functie en oh ja, het is ook nog eens heel goed voor je netwerk!’ Nou zeg dan maar eens nee. Ik weet uit ervaring dat het heel lastig is om nieuwe mensen aan te trekken, daarbij is het natuurlijk ook zaak iemand te vinden die goed bij de rest van de raad past, die zin heeft om het een poosje te doen en die daadwerkelijk geschikt is voor het werk.”

Amateurvoetbalclub

Een groot verschil tussen een betaalde en onbetaalde raad is dat de scheidingslijn tussen taken soms nogal vaag is. “Bij een betaalde functie is dit goed afgebakend. Er is een raad en een bestuur. Maar bij een kleine amateurvoetbalclub lopen die taken soms door elkaar. Je zou op zich kunnen stellen dat als er een manager aanwezig is die zich bekommert om het dagelijkse beleid en de uitvoering daarvan, dat de vrijwilliger dan de toezichthouder is. Maar echt goed gescheiden is het lang niet altijd.” En wat veel vrijwilligers niet weten of niet beseffen is dat statutaire bestuurders of toezichthouders aansprakelijk zijn voor falend beleid.

“Daar moet je dus wel van op de hoogte zijn. Als het goed gaat is er niks aan de hand, maar wat als het mis gaat? Of je wordt op de proef gesteld?  Stel jouw amateurvoetbalclub staat financieel aan de rand van de afgrond, maar daar dient zich een Oost-Europese investeerder aan. Hij heeft geld, maar helemaal koosjer is het niet. Tja, wat doe je dan? Laat je je club over de kop gaan of kies je voor die malafide investeerder. Of je hebt geld nodig en die coffeeshop wil wel wat banners sponsoren, maar je krijgt vervolgens woedende ouders op je dak. Die keuze maken, dat valt helemaal niet mee. En als het mis gaat ben jij dus misschien ook nog aansprakelijk.”

“Laat je je club over de kop gaan of kies je voor die malafide investeerder?”

En ander verschil is dat vrijwilligers niet altijd een klankbord of secretariële ondersteuning tot hun beschikking hebben. “Bij het betaalde voetbal, waar overigens de meeste commissarissen ook onbetaalde vrijwilligers zijn, heb je de KNVB die zijn naam hoog moet houden en te hulp schiet bij een probleem, maar bij een amateurclub kunnen vrijwilligers soms op niemand terugvallen en ze hebben meestal ook minder financiële middelen als de nood aan de man is.”

Belangrijk volgens Stolker is dat ook de vrijwillige bestuurder of toezichthouder weet wat er in de organisatie gebeurt. “Nodig is kennis van de sector en scherp zijn op de organisatie. Je zal het goede ook als vrijwilliger goed moeten doen en moeten weten wat er speelt. Denk aan nare incidenten zoals een vrijwillige enthousiaste kantinemedewerker die ‘een beetje fraudeert’? Hoe kom je erachter als je niet pietluttig wil controleren. Een penningmeester die toch niet zo kundig bleek, steeds maar niet rapporteert en na een jaar een administratieve chaos achterlaat. Hoe spreek je je collega’s aan die hun vrije tijd opofferen?” Een struikelblok in organisaties met vrijwilligers is daarnaast zij regelmatig in transitie zitten. Stolker: “Door het verloop van oudgedienden, verdwijnt het geheugen van de organisatie. Ook bij een vrijwilligers bestuur of raad van toezicht is een jaarlijkse evaluatie en succession planning daarom gewenst. En tenslotte, misschien wel als gevolg van gebrek aan waardering, vergeet een bestuur van een vereniging soms de band met de leden. Een regelmatig contact is aan te bevelen, al was het maar om je opvolger te vinden.”

Hard nodig

Bezint eer ge begint dus voor een vrijwilligersjob? “In ons drukke bestaan willen we allemaal kunnen sporten en recreëren, maar steeds minder mensen hebben ‘tijd’ over voor een vrijwilligersfunctie. Dat is jammer, want ze zijn gewoon keihard nodig. De Nederlandse samenleving draait op vrijwilligers, dat moeten we niet vergeten. Natuurlijk moet je goed overwegen of het bij je past en er gaat vaak meer tijd in zitten dan je vooraf verwacht, maar het is ook heel mooi om iets bij te kunnen dragen. Dat is een groot goed en moeten we blijven koesteren.”

Lees het uitgebreide artikel van Jan Stolker over dit onderwerp in Goed Bestuur en Toezicht 2/2021. Je vindt het artikel hier.

 


© EGI – Erasmus Universiteit

Jan Stolker studeerde bedrijfseconomie aan de Erasmus Universiteit Rotterdam en werkte ruim twintig jaar in het management bij ABNAMRO. Daarna specialiseerde hij zich in herstructureringen. Sinds 2009 is hij directeur van het Erasmus Governance Instituut (EGI) en programmadirecteur van de governance programma’s van de Erasmus Universiteit Rotterdam. Daarnaast is Stolker onafhankelijk adviseur op het gebied van ondernemingsstrategie en corporate governance. Naast zijn commissariaten deed hij ervaring op als vrijwillige toezichthouder in de non-profitsector, onder meer bij Rijksmuseum Catharijne Convent in Utrecht en bij verenigingen en stichtingen.

 


 

Bron afbeelding boven: ray sangga kusuma via Unsplash / Tekst: Claudia Pietryga-Spuij